Een congres organiseren begint vaak met het kiezen van de juiste locatie. Foto’s en brochures geven een eerste indruk, maar pas tijdens een locatiebezoek ontdek je écht of een congrescentrum bij jouw evenement past. Met de juiste vragen krijg je een compleet beeld van de mogelijkheden, de service en de eventuele valkuilen.
1. Bereikbaarheid en logistiek
- Hoe goed is het congrescentrum bereikbaar met auto en openbaar vervoer?
Controleer niet alleen de route, maar vraag ook naar parkeergelegenheid, laadpalen voor elektrische auto’s en eventuele kosten. - Zijn er hotels of andere accommodaties in de buurt?
Handig voor meerdaagse congressen of voor bezoekers van buiten de regio.
Waarom het belangrijk is: Een centrale, goed bereikbare locatie verhoogt de opkomst en voorkomt stress voor bezoekers en sprekers.
2. Zaalindeling en capaciteit
- Wat is de maximale capaciteit in verschillende zaalopstellingen (theater, cabaret, u-vorm, etc.)?
- Kunnen zalen flexibel worden ingedeeld of samengevoegd?
Achtergrond: De opstelling beïnvloedt niet alleen het aantal gasten dat je kwijt kunt, maar ook de sfeer en interactie. Flexibiliteit kan cruciaal zijn als het aantal deelnemers nog niet vaststaat.
3. Techniek en audiovisuele voorzieningen
- Welke AV-voorzieningen zijn inbegrepen en welke kosten extra?
- Is er ondersteuning van een technicus tijdens het evenement?
- Hoe stabiel en snel is de wifi?
Waarom het telt: Goede geluidsinstallaties, projectieschermen en een betrouwbaar netwerk maken of breken de ervaring van deelnemers—zeker bij hybride of livestream-events.
4. Catering en horeca
- Welke cateringopties zijn beschikbaar (buffet, walking dinner, borrel)?
Kunnen ze rekening houden met dieetwensen of allergieën? - Zijn er vaste partners of mag je een eigen cateraar meenemen?
Achtergrond: Eten en drinken bepalen voor een groot deel de beleving. Vraag ook of proeverijen mogelijk zijn, zodat je kwaliteit en presentatie vooraf kunt beoordelen.
5. Duurzaamheid en certificeringen
- Welke duurzame initiatieven zijn er, zoals energiezuinige verlichting of afvalscheiding?
- Beschikt het congrescentrum over een groene certificering, bijvoorbeeld Green Key?
Waarom belangrijk: Steeds meer bezoekers en bedrijven hechten waarde aan een duurzame locatie. Dit kan bovendien bijdragen aan je eigen MVO-doelstellingen.
Tip! Wij weten toevallig dat Congrescentrum Spant zich al meer dan 10 jaar bezig houdt met het duurzaam organiseren van evenementen. Als duurzaamheid een hoofdvereiste is, is Spant waarschijnlijk perfect voor je.
6. Service en ondersteuning
- Is er een vaste eventmanager of contactpersoon aanwezig op de dag zelf?
- Welke taken neemt het team uit handen (opbouw, registratie, schoonmaak)?
Achtergrond: Een ervaren eventmanager voorkomt last-minute stress. Vraag ook hoe snel zij kunnen schakelen bij onvoorziene omstandigheden.
7. Kosten en voorwaarden
- Welke kosten zijn inbegrepen in de huurprijs en wat wordt apart gefactureerd?
- Hoe flexibel zijn de annuleringsvoorwaarden?
- Zijn er pakketprijzen of all-inclusive deals?
Tip: Vraag altijd om een gespecificeerde offerte, zodat je een eerlijke vergelijking kunt maken met andere locaties.
Extra suggesties voor je bezoek
- Loop de bezoekersroute zelf: Zo ontdek je knelpunten in bewegwijzering en comfort.
- Maak foto’s en notities: Na meerdere locatiebezoeken kunnen details door elkaar lopen.
Plan een gesprek met de technische staf: Zij weten vaak precies waar eventuele beperkingen zitten.
